Tips voor het organiseren van een succesvol evenement 0

Tips voor het organiseren van een succesvol evenement

De reden is voor ons onduidelijk. Maar vaak is het zo dat vrouwen de taak krijgen om een evenement te organiseren. Denk aan een bedrijfsevenement of een feest met vrienden en familie. Vrouwen zijn op een of andere manier beter in het goed laten lopen van zo’n evenement. Echter is het organiseren van een evenement geen eenvoudige taak en kan er van alles mis gaan. Daarom geven wij je een aantal tips om jouw event foutloos te laten verlopen.

Zorg voor een duidelijk doel

Het lijkt vanzelfsprekend. Echter is het de moeite waard om het doel kritisch te bekijken. Zet daarom je doel zo specifiek mogelijk op papier. Wil je kennis overbrengen op deelnemers? Dank betuigen? Geld inzamelen? Een informatief of juist een personeelsuitje organiseren vol met entertainment? Het soort evenement waar je voor gaat kiezen hangt helemaal af van het doel ervan.

Vertel je gasten over het evenement

Je evenement moet natuurlijk goed gepromoot worden. Je wilt dat iedere potentiële gast ingelicht wordt. De promotie hangt uiteraard af van het type evenement, de doelgroep en het budget.Kijk dus wat voor budget je hebt en zorg voor promotie bij de juiste doelgroep om zo effectief mogelijk te promoten. Je kan bijvoorbeeld flyers laten drukken in een orginele vorm en deze uitdelen. Een website waar je goedkoop flyers in een vorm, zogenaamde gestanste flyers, kan laten drukken is 123drukken.nl. Hier profiteer je ook nog eens van levertijden die vaak korter zijn dan ‘offline’ drukkers.

gestanste flyers

De planning is zeer belangrijk

De planning moet volledig kloppen. Denk aan de logistieke kwesties, inhoud en promotie van het evenement. Om alle taken op een rijtje te krijgen, is het handig om een document te maken waar eventueel andere mensen ook in kunnen werken. Zet de belangrijkste taken bovenaan en werk zo het hele lijstje af. Werk ook met tijdschema’s. Plaats dus bij iedere taak hoeveel tijd het ongeveer in beslag neemt. Vaak wordt er onderschat hoeveel tijd het organiseren van een evenement kan kosten.

De planning is zeer belangrijk

Stel het budget op

Gebruik hetzelfde document als de planning en maak een overzicht van alle kosten. Houd ook rekening met onvoorziene kosten. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat je een openluchtevenement organiseert terwijl het die dag regent. In dit geval moet je misschien een nieuwe locatie vinden wat zorgt voor extra kosten.

Maak een plan B

Zoals we hierboven aangeven kan het voorkomen dat het weer niet mee zit. Dit kan problemen veroorzaken wanneer delen van je evenement zich buiten afspelen. In dit geval wil je een plan B hebben. Zorg er dus voor dat je een locatie hebt geregeld waar je eventueel heen kan wanneer het regent.

Vraag om feedback

Een evenement organiseren kan vermoeiend zijn en vaak ben je opgelucht als het erop zit. Vraag na een evenement altijd om feedback van de deelnemers. Een efficiënte manier om dit te doen is door een evaluatieformulier te maken en alle deelnemers te voorzien van een exemplaar na afloop van het evenement. Zo kan je na het evenement rustig de tijd nemen om alles door te nemen en je volgende evenement nog beter te maken.

Previous ArticleNext Article

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *